Analitik Planlama Süreçleri-1;  Alokasyon

Bir firmanın en önemli  değerlerinden (assets) birisi stoklarıdır. Bu doğrultuda stoklarını en etkin ve doğru bir şekilde yönetmek perakende sektöründeki en önemli rekabet unsurlarından birisidir. Doğru ürünü, doğru yerde ve doğru zamanda bulundurmak satışları yükseltmek için anahtar performans göstergelerinden birisidir. Bu kapsamda özellikle çok kanallı satış yapan firmaların alokasyon sistemi kurulmasını  mutlaka “Stratejik IT Planı” içerisinde  önceliklendirmesi gerekir.

Bir alokasyon sistemi genel olarak aşağıdaki verilere ihtiyaç duyar;

• Plan datası
• Mağaza Grading
• Satış Tahmini
• Mağaza Kapasite
• Geçmiş Alokasyon ve Satış Datası
• Veri Girişi

Yukarıdaki maddelerden de anlaşılacağı üzere alokasyon sistemi diğer perakende sistemleri ile entegre bir yapıda olmak zorundadır. Aksi durumda sistem üzerinde yapılabilen ve “kurumsal hafız” oluşturabilen bir “Alokasyon Plan” çıkarmak mümkün olmayacaktır. Bu noktada, perakende profesyonellerinin çok iyi bildiği bir cümle “perakende detaydır” vurgusunu yapmak isterim. Zira konumuz olan Alokasyon başta olmak üzere bu detayların eksikliği ya da yanlışlığı sezon öncesi planlamalarımızı yanıltabilir. Her ne kadar perakende bir “deneme ve yanılma” zinciri olsada bu durumla ne kadar az karşılaşırsak o kadar çok katma değer yaratabiliriz.

Başarılı bir alokasyon sistemi entegrasyonu için yukarıda bahsettiğim isterlerin bulunduğu yapılarla full entegre bir alt yapı olmalıdır. Bu yapıyı kurabilmek ise iyi bir perakende sistemleri bilgisi ve tecrübesi gerektirir.

Alokasyon sistemi, Merchandise Planning departmanın tüm unsurlarının işin içine girdiği ancak alokatörlerin yönettiği bir yapıda olmalıdır. Örneğin, planlamacılar ürünlerin dağıtım adetlerini planlarken alokasyon ekibi de mağaza grading işlemlerini yapabilirler.

Alokasyon işlemlerini sırasıyla;

• Mağaza Kapasitelerinin gözden geçirilmesi (sezon bazlı çalışan firmalar için sezonsal)
• Alokasyon yapılacak dönem içerisinde açılacak ve kapanacak mağazaların mağaza kartı tablolarına giriş yapılması
• Geçmiş satış datasına göre mağaza grading tablosunun oluşturulması
• Ürün raf ömrü ve ROS (mağaza başına haftalık satış adet bilgileri ile tahmini satış adetlerinin çıkarılması (bu bilgi aynı zamanda “Tahmini Sipariş Adeti”ni de oluşturacaktır.) Bu yapı genelden özele çalışan bir algoritma ile üst seviyede tanımlanabilir ve bir buton altına tanımlanacak tetikleme ile tüm modellere yayılabilir.
• Dağıtım metodlarına göre Alokasyon Plan oluşturulması ve çıkan sonuç üzerinden küçük düzletmeler (fine tuning) yapılarak (mağaza kapasite ve plan kontrolleri ile) plana son halinin verilmesi.
• Alokasyon plan üzerinden “üretici sipariş emirlerinin” oluşturulması (eğer alokasyon yapısından bağımsız bir sipariş sistemi varsa verilen sipariş adetlerine göre planın revize edilmesi çalışmaları)

Yukarıdaki yapı ile hazırlanmış alokasyon planı üzerinden oluşan “mağaza bazlı sipariş adetleri”nin depo sistemine sipariş olarak düşmesi için ayrıca bir entegrasyon yazılması gerekir. Bu çalışma esnasında siparişlerin kontrollü mü yoksa otomatik mi düşmesi konusu firma içinde tartışılmalı ve şirket alt yapısı ve kültürüne göre entegrasyon yazılmalıdır.

Bu noktayı biraz daha açmak gerekirse; kontrollü bir yapıda ürünler depoya giriş yaptıkça bunu bilgiyi alokasyon yönetim ekranında eş anlı olarak gösterip alokasyon ekibinin manuel sipariş oluşturması sağlanabilir. Otomatik durumda ise; ürünlerin sisteme daha önce girilmiş olması beklenen “mağaza giriş tarihi” üzerinden belirlenecek ürün hazırlama + yol süresine göre siparişin otomatik oluşturulması sağlanabilir.

Alokasyon işlemlerinde, faaliyet gösterilen alana göre ürünler “lotlu”, shrink’li ve adetli sevk edilebilir olup konvansiyonel olarak sipariş edilen toplam adetin %50-70 arası ilk sevkiyatta (initial allocation) gönderilir.

Alokasyon süreci biten ürünler için “Replenisment” (RPM)süreci başlar. Sağlık bir ürün yönetimi için alokasyon yapılmayan ürünler için  RPM başlatılmaması uygun olacaktır.

Bir sonraki yazımızda alokasyondan sonraki replenisment sürecinden bahsediyor olacağız ancak bilmek gerekir ki alokasyon ve RPM bir biri ile entegre çalışan bir yapıda olmalıdır.

S.Alper TEKİN