Bir SAP ERP Geçiş Projesi Ardından
1 Kasım 2017 tarihi itibariyle ebebek’te SAP ERP S4 HANA, SAP EWM ve SAP POS geçişini 9 aylık bir sürede canlıya aldık. Bu süreç öncesi ve sonrasında yaşadıklarımız ve kazandığımız tecrübeleri uzun süredir bir makaleye dökmeyi istiyordum ve yoğun Şubat 18 kampanya döneminin de yeni sistemle ile geçirilmesi akabinde artık istediğim yazıyı yazmanın vakti gelmişti. Bu makaleyi yazmaya başladığımda geçişin üzerinden 4 ay geçmişti.
Bilgi Teknolojileri dünyasındaki arkadaşlarımın bildiği üzere aslında ERP Projeleri bir İş Birimi Projesi’dir. Bunun anlamı, organizasyonda ERP sistemini kullanan tüm birimlerin üstüne düşen görevler vardır ve bu görevlerini mevcut işlerini yaparken icra etmeleri beklendiği için genelde projenin önemini anlayamazlar ve genelde de proje beklenilen zamanda bitmez ya da ortaya çıkan sonuçlar iş birimlerini memnun etmez. Bu bilgi aslında ERP projeleri için en önemli bilgilerden biridir zira bu gerçek üzerinden planlama, sorumluluk ve disiplin kurgunuzu yapabilirseniz projede önemli bir aşama kaydetmiş olursunuz. Bu kapsamda, başarılı bir ERP projesi yapmış ve projenin lideri olarak atanmış bir kişi olarak bu projeyi nasıl başarılı bir şekilde gerçekleştirdik, önemli noktaları paylaşmak ve olası benzer yola girecek arkadaşlara yardımcı olmak için bu makaleyi yazmak istedim.
Sonda söyleyeceğimi en başta söyleyeyim. Bu ERP projesinin başarılı olmasındaki en önemli unsurları aşağıdaki gibi sıralayabilirim;
- Şirket büyüme stratejisi ve teknolojik kurumsallık hedefleri doğrultusunda ihtiyaç olacak ERP’ ye geçiş isteğinin üst yönetim ve yürütme organları tarafından dile getirilmesi
- Şirket Genel Müdür / CEO’sunun Proje Sponsoru kimliğinin hakkını vermesi
- Projenin bir İş Birimi Projesi olduğu gerçeğinin şirket organizasyonuna çok iyi anlatılması ve bu sorumluluk için tam zamanlı ve eksiksiz katılım gösterilmesi konusundaki kararlılık. Bu ister için Proje Sponsorunun duruşu şart.
- Seçilecek Partner Firma’nın projenin şirket için öneminin anlatılması ve bir danışman firma profilinden farklı olarak bir şirket çalışanı / ortağı gibi projeye sahip çıkması.
- Yukarıdaki ister kapsamında konusuna hakim Modül Danışmanları seçilmesi. Bu noktada partner firmanın etkin olması şart.
- Partner firma Proje Yöneticisinin sizin bulunduğunuz sektörde en az 3-5 ERP geçiş projesi yönetmiş bir kişiden seçilmesi.
- Sizin tarafınızdaki Proje Yöneticisinin mümkünse geçiş yaptığınız ERP ürünü ile ilgili çoklu modül bilgisine sahip olan kişilerden seçilmesi, gerekiyorsa proje öncesi böyle bir kişinin işe alınması ya da proje süresi ve sonrasındaki stabil süre için anlaşılması
- Hali hazırda çalıştığınız çevre sistemlerin ve bunları işleten firmaların ERP geçiş süreci ile ilgili bilgilendirilmesi ve daha sonra proje planı netleştiğinde gerekli entegrasyonlar için hazırlık yapılmasının talep edilmesi.
- Proje ekiplerinin izole ortamlarda toplanıp çalışabilmesi için lokasyon ayarlamalarının yapılması. Gerekiyorsa Outlook üzerinden çalışma yapılacak toplantı odalarının kapatılarak sadece ERP projeleri için kullanılması
- Yeni ERP sisteminin donanımsal alt yapısının şirketteki mevcut alt yapıya uygunluğunun kontrol edilmesi ve bu noktada gerekli donanım seçimi yapılarak bunun ERP bütçesine dahil edilmesinin sağlanması.
- Proje ekiplerinin seçiminde geçiş yapılacak modüllere yönetici olarak iş birimden kişiler atanması ve bu kişilerin minimum Müdür olması. Bu kişiler aynı zamanda karar verecek kişiler olmalı. Mümkünse bu kişiler Müdür üstü kişilerde olabilir.
- Son ancak önemsiz olmayan bir konu da eğer projenin lideri Bilgi Teknolojileri Departmanı ise projede, iş birimlerinin yaptığı işe hakim ve tüm sürecin lideri olma sorumluluğunu alacak kişilerin ekibe dahil edilmesi önem arz ediyor. Bu noktada baktığınızda BT ekibindeki tüm departmanların bu sürecin sahibi olduğunun iletilmesi ve hissettirilmesi çok önemlidir. Eğer BT departmanı projeye bu gözle bakmaz ise ilk karşılaşılacak sorun verilen terminlerde işlerin yapılmaması olacaktır.
Yukarıdaki maddeleri başarılı ERP geçişi için kendi firmanızın kültürüne göre uyarlayabilirsiniz ancak yukarıdaki maddeler arasına almadığım buna karşın önemli bir noktaya da vurgu yapmak istiyorum; ERP geçişi sonrası.
Tecrübelerimiz bize gösteriyor ki; başarılı olarak nitelendirdiğimiz işlerde bile geçiş sonrası sürecin yönetimi de geçiş kadar önemlidir zira bir nevi kalp nakli yapılan hasta gibi sistemde ilk günden ayaklanmış olsa bile kalbe giden kılcal damarlar kopuk olduğundan ilerleyen zamanlarda sorun çıkarabilir. Bu sebeple ERP geçişi sonrası dönemde bazı süreçlerin iyi test edilmemiş ya da unutulmuş olması muhtemeldir. Diğer bir konu kavramsal analizde ele alınmış bir sürecin canlı hayatta istenen şekilde işlemiyor olmasıdır. Bu durumları sürecin bir sonucu olarak görüp iletişimini ve geliştirmesini iyi yönetmek gerekir.